英語での電話応対は、相手の表情が見えずニュアンスを汲み取りにくいため、ネイティブでも難しいとされていますが、パターンを覚えてそれに慣れることで克服できます。
電話での会話は大きく「電話をかけるとき」と「電話を受けるとき」の2パターンに分けられます。どちらの場合も、自分の用件をしっかりと伝える・相手の用件をしっかりと聞き取ることがポイントとなります。それぞれのパターンにおける代表的なフレーズを見ていきましょう。
また、電話応対でよく使われる確認のフレーズや、電話を切る際のあいさつなどについても具体的にご紹介していきます。いざというときに慌てないように、口に出して練習しておきましょう。
電話をかけるときの代表的なパターン
自分がどこの誰であるか、どの部署の誰と話したいか、どんな用件かなど、電話に出た相手に伝えることは日本語と同じです。自分から電話をかける場合は、事前に話すことを整理しておけるので若干気持ちに余裕が持てるはず。ポイントは相手が不在や離席中だったときの対応です。
「もしもし、私は▲▲（会社名）の●●（名前・苗字）と申します。」
Hello. I am ●● from ▲▲.
「○○（苗字）さんとお話ししたいのですが。」
I would like to speak with ○○. / May I speak with ○○?
※このとき男性なら○○の前にMr.を、女性ならMs.をつけます。
「マーケティング担当の方とお話したいのですが。」
I'd like to speak to someone in charge of marketing.
「営業部につないでいただけますか。」
Could you put me through to the sales department?
電話で話したい相手が不在だった場合に使える代表的なフレーズには、以下のようなものがあります。電話を受けてくれた相手に、しっかりと伝えましょう。
「伝言をお願いしたいのですが。」
Can I leave a message?
「電話があったことを伝えてください。」
Could you tell him(her) that I called?
「折り返し電話をいただきたいのですが。」
Could you ask him(her) to call me back?
「わかりました。後でかけ直します。ありがとうございました。」
I see, I will call back later. Thank you very much.
電話を受けるときの代表的なパターン
電話を受けるときは、かけてきた人の会社名や名前、誰宛ての用件かをしっかり確認しましょう。電話ではさまざまな対応力が求められ、対応が悪いと会社としての印象も悪く思われてしまいます。
相手の言葉がわからないからと黙ってしまうのはNG。聞き取れなかった場合や、自分では対応できない場合も、しっかり受け答えできるようにしておきましょう。
「もしもし、こちらは▲▲（会社名）です。ご用件をお伺いします。」
Hello, this is ▲▲. How can I help you?
「電話をおつなぎします。少々お待ちください。」
OK, just a moment, please.
（相手が名乗らなかった場合）「どちら様ですか？」
May I ask who's calling, please?
（自分では対応できない場合）「英語が話せる者に代わります。」
I will get an English speaker.
次に、電話の相手が話したいスタッフが不在のときや、すぐに応対できないときなど、オフィスでよくある場面ごとのフレーズをご紹介します。「I'm sorry.（申し訳ありません）」や「I'm afraid～（あいにく～）」に続けて、失礼のないように伝えましょう。
「彼はいま席を外しています。」
He is away from his desk right now.
「彼女は別の電話に出ております。」
She is on another line.
「彼は水曜日まで出張中です。」
He is on a business trip until Wednesday.
「担当者は本日外出しております。」
The person in charge of the matter is out today.
相手の話す内容を確認するときに使えるフレーズ
ビジネスシーンだからこそ、聞き取った内容に間違いがないか、相手に再度確認したり、正確に復唱したりすることが必要な場合があります。そんなときに使えるフレーズを覚えておきましょう。
「もう一度おっしゃっていただけますか。」
Could you repeat that, please?
「もう一度お名前を教えていただけますか。」
May I ask who's calling again, please?
「もう少しゆっくり話していただけますか。」
Could you speak a little more slowly, please?
「苗字のスペルを教えていただけますか。」
Could you spell out your last name for me?
「電話番号をもう一度おっしゃっていただけますか。」
May I have your phone number again, please?
「それはドッグのDですか、それともテニスのTですか。」
Is that D for Dog or T for Tennis?
電話を切るときに使えるフレーズ
電話をかけた側の場合は、用件が済んだら相手にお礼を伝えて電話を切ります。切るときは「Have a good day.（失礼します）」「Good Bye.（さようなら）」などの一言を添えましょう。
「ありがとうございました。」
Thank you for your help.
「そろそろ切らなくては。」
I have to go now.
電話を受けた側の場合、以下のような言葉で電話を切りましょう。やむを得ず電話を切り上げなくてはいけない場合に使えるフレーズも挙げておきます。さまざまな状況に応じられるパターンを覚えておきましょう！
「お電話ありがとうございました。」
Thank you for calling.
「すみません、他の電話が入ってしまいました。」
I'm afraid that's my other line.
「申し訳ありません。これから外出しなければなりません。」
I'm sorry. I have to go out now.
